İlgili ilgisiz tüm e postalara isimleri CC (Bilgi) kısmına yazılan beyaz yakalıların bu işten sıtkı sıyrılmış durumda.
CC Meselesi
İlgili ilgisiz tüm e postalara isimleri CC (Bilgi) kısmına yazılan beyaz yakalıların bu işten sıtkı sıyrılmış durumda. Nasıl ki “toplantıların hepsi gerekli mi” diye sorgulayıp lüzumsuz toplantıları elemek gerekiyorsa, CC bölümünün de kullanımı sorgulanmalı.
Aslında e postalardaki CC (Bilgi) kısmı ne güzel bir amaca hizmet ediyor. İlgili kişiye yani konunun muhatabına yazdığımız mesajı konuyu bilmekten fayda sağlayacak kişilere de eş zamanlı göndermek harika değil mi? Doğru kullanırsak, zaman ve verim kaybını önlüyor; hem kendimiz, hem de karşı taraf için. Mesaj aynı anda birden fazla kişiye aynı kalitede ulaşmış olur.
Peki böyle mi oluyor? Yani CC (Bilgi) kısmı hep doğru kullanılıyor mu? Ah keşke. Ne yazık ki kurumların içinde CC mağdurları oluşmuş durumda. Koca bir departmanda tüm çalışanların (saha teşkilatı dahil) e posta gönderirken, bütün bölümü de CC kısmına koyduğunu biliyorum. Herkesin bu işten yaka silktiğini ama departman yöneticisinin bu konuda en ufak bir müdahalesi olmadığı için durumun öylece devam ettiği yazışma şekilleri var.
Pek çok firmada gün içinde gereksiz onlarca e posta alan çalışan var. İnsanlar haliyle hangi mesajın gerçekten kendileri için olduğunu bilemiyor. Netlik sağlayabilmek için o mesajı okumak durumundalar. Kaybedilen zamanı bir düşünün lütfen.
Art Niyetli Kullanım:
CC (Bilgi) alanının gereksiz veya art niyetli doldurulduğu durumlara gelin birlikte bakalım:
- Topu karşı tarafa atmak için kullananlar: İlgili ilgisiz herkesi CC’ye yazarak sorumluluktan kaçanlar bunlar. Yani ileride sorarlarsa “Ben zamanında o kişiye bu mesajı göndermiştim, ama o okumamış” deyip işin içinden sıyrılmaya çalışmak için kullananlar.
- Muhattabı korkutarak harekete geçirmek için kullananlar: CC kısmına bilgi sahibi olması gerekmese de özellikle yöneticileri, hatta Genel Müdür, Genel Müdür yardımcılarını yazanlar var. Konunun muhattabı CC kısmında yöneticinin ismini görsün, hafiften korksun ve yazılanı dikkate alsın niyeti güdenler.
- İş yüklemek isteyenler: Arasının iyi olmadığı kişileri CC’ye koyup, o kişilere iş yüklemek ve böylece intikam almak isteyenler.
- Çalıştığını ispatlamak isteyenler: “Ey ahali görün beni, bakın çalışıyorum” mesajını vermek, yani çalıştığını cümle alemin gözüne sokmak için CC’ye herkesi yazanlar.
- Şikayet etmek maksadıyla kullananlar: Kişi CC kısmına özellikle yöneticiyi yazar ki, yönetici bu durumu bilsin ve To (Kime) kısmındaki kişiye gereğini yapsın.
Bu kimin görevi? Yani iç yazışmadaki bu dağınıklığa nasıl son verilecek diye sorabilirsiniz. İnsan kaynakları, yönetim ve varsa iç iletişim departmanı bu işin başlatıcıları olmalı. Ancak konuyu sahiplenmek, tüm yöneticilerin ve çalışanların sorumluluğunda olmalı.
CC kirliliği etkin yazışmanın ve iç iletişimin önünde büyük bir bariyerdir. Kurumların bu konuda önlem alması, verimliliğin artırılması ve zaman kaybının önlenmesi için elzemdir.
